Planowanie i wnioskowanie to z założenia etap, w którym osoba delegowana (lub inny użytkownik w jej imieniu) uzupełnia informacje dotyczące planowanej delegacji. Kto, kiedy, dokąd, z jakiego powodu wybiera się (bądź jest delegowany) w podróż służbową. Obszary usprawnień w tym obszarze to:
Akceptacja to krok lub ich grupa, gdy bezpośredni przełożony, właściciel budżetu, dyrektor naczelny wyrażają zgodę na podróż służbową i związane z nią koszty. Jeśli przedstawiamy wniosek o akceptację to osoba akceptująca będzie oczekiwać, że we wniosku będą dostępne wszelkie niezbędne informacje i dokumenty.
Organizacja to opcjonalny etap, w ramach którego wyspecjalizowana osoba lub komórka organizacyjna zajmuje się przygotowaniem podróży, rezerwacją środków transportu, noclegów, itp. Na tym etapie odbywa się intensywna komunikacja z osobą delegowaną, wymiana korespondencji, biletów lotniczych, numerów rezerwacji.
Rozliczenie to ten etap procesu, gdzie uzyskujemy największe korzyści wynikające z automatyzacji i integracji. Osoba delegowana już w trakcie podróży może wskazywać, czy korzysta z ryczałtów na noclegi, przejazdy, korzysta ze posiłków, dodaje szczegóły etapów podróży, rejestruje wydatki oraz sposób ich ponoszenia. Te czynności są wkładem do algorytmów rozliczających podróż i generujących ewentualne wydruki. Poniżej przykładowe funkcjonalności.
Księgowanie kosztów podróży służbowej to ostatni element “cyklu życia” delegacji. Aplikacja może wspierać ten etap poprzez:
Gdy mówimy o najlepszych praktykach, mamy na myśli nie tyle kwestie ergonomii samego procesu, ile raczej ergonomii i intuicji wykonywania określonych zadań. Skupiamy się na kolejności porządkowania sekcji i zakładek, czy dane uzupełniają się same tam, gdzie to możliwe, czy formularz logicznie dzieli informacje ze względu na ich typ, przeznaczenie oraz kolejność wprowadzania w trakcie procesu. W końcu koncentrujemy się na przejrzystości interfejsu, łatwości wyszukiwania informacji. Oznacza to minimalizm w projektowaniu interfejsu i doświadczeń użytkownika. Choć może to w początkowej fazie nosić znamiona ascezy, opłaca się w dłużej perspektywie, gdy różne grupy użytkowników potrzebują dodatkowych narzędzi i mechanizmów usprawniających ich pracę. Podejście takie pozwala uniknąć przeładowania i braku spójności, które są największym wrogiem przyjaznego i nowoczesnego interfejsu użytkownika.
Podróże służbowe pracowników to dla części organizacji (głównie mamy na myśli jednostki samorządu terytorialnego) nie jedyne delegacje. którymi należy zarządzać. Radni jeżdżą w delegacje, delegacje te wymagają organizacji, raportowania kosztów, rozliczania i księgowania. Moduł DYSANT Delegacje jest dostępny również w wersji DYSANT Delegacje radnych, który domyślnie jest częścią rozwiązania DYSANT e-Urząd. Rozliczona delegacja kontynuuje obieg wedle ścieżki przewidzianej dla innych dokumentów kosztowych, takich jak faktury.