Zamówienia, które spotkaliśmy w trakcie ponad 20-letniej historii wdrożeń, były przeróżne. Możemy jednak dokonać ogólnego podsumowania ich rodzajów.
Polityka zakupowa organizacji zakłada, że porównywalne zamówienia powinny być realizowane u dostawców oferujących lepsze warunki zakupu. Oczywiście przy powtarzających się zakupowych zawiera się stosowne umowy handlowe, na podstawie których realizowane są następnie zamówienia na konkretne dostawy. W przypadku gdy nie mamy umowy ramowej, a zakupy mają charakter incydentalny, należy wykazać, że zamawiający zebrał kilka ofert i wybrał najkorzystniejszą z nich. Jeśli natomiast zamawiający decyduje się na wybór oferty, która a oparciu o podstawowe kryteria nie jest najkorzystniejsza to należy wykazać, dlaczego dokonano takiego wyboru. W DYSANT Zamówienia możemy wskazać, że nie przestrzegamy podstawowych reguł zakupowych ponieważ:
UWAGA!!! Restrykcyjne reguły zakupowe wymagają również dodatkowych parametrów sprawdzanych podczas weryfikacji zamówień i akceptacji faktur, np.
Zależnie od specyfiki, procedur i kultury wydatkowej Twoje organizacji możemy przyjąć różne scenariusze podejścia do zakupów bez dokumentów źródłowych (zamówień. umów). Jednym ze scenariuszy wykorzystywanych przez naszych klientów jest zautomatyzowane wyłapywanie zakupów niekontrolowanych, niezgodnych z procedurami zakupowymi Twojej organizacji (tzw. Maveric Buy lub Maveric Buying). Maveric Buys (dalej MB) mogą mieć różne rodzaje, np.
Silnik reguł DYSANT umożliwia łatwe dostosowanie reguł obliczania i eskalacji MB1, MB2, jak i innych niepożądanych zdarzeń w ramach polityki zakupowej.
Jednym z problemów tradycyjnego obiegu faktur zakupowych jest brak kontroli nad tym, czy faktura jest w naszym posiadaniu. Ktoś zabrał fakturę od dostawcy, ale zapomniał ją oddać do księgowości, faktura zalega w skrzynce odbiorczej zamawiającego, który się rozchorował albo poszedł na urlop. Możemy mnożyć sytuacje, w których dostawca przekazał lub wysłał fakturę, ale z dowolnych powodów faktura taka nie uzyskała stosownego obiegu, a tym bardziej jest poza radarem naszego działu księgowości. Nieszczęście polega na tym, że gdy taka faktura wjedzie na właściwe tory, może być już po terminie składania deklaracji podatkowych za okres, którego taka deklaracja dotyczy. To z kolei oznacza, nie tylko dodatkową pracę, związana z korektą deklaracji, ale również niepotrzebne podejrzenia ze strony organów administracji skarbowej, dla których taka sytuacja może być wystarczającym powodem do wszczęcia kontroli, która nie jest nam do niczego potrzebna.
Jak się ustrzec przed taką sytuacją, jak sprawić byśmy byli alarmowani o fakturach, których nie mamy, a powinniśmy mieć? Gdy nasza polityka zakupowa jest uporządkowana, możemy uruchomić tryb oczekiwania na faktury, na podstawie złożonych i niezafakturowanych zamówień.
Jeśli mamy w systemie zamówienia o statusie "Oczekuje na dostawę, Oczekuje na wydanie, Zrealizowane" i nie zostało sparowane z fakturę od 14 dni, to wyślij powiadomienie do zamawiającego i księgowości, a samo zamówienie oznacz jako wymagające pilnej weryfikacji. Oprócz tego w aplikacji możesz korzystać z widoku Zamówienia niezafakturowane wg daty.