Rejestr umów stanowi wartość samą w sobie, ale gdy możesz kontrolować proces akceptacji ich warunków, ryzyk z nimi związanych oraz powiązanych zadań, pełnomocnictw i aneksów, to wartość ta rośnie wykładniczo

Umowa to dużo więcej niż pierwsza strona, na której zapisano strony umowy, datę zawarcia, przedmiot i cenę. Czym innym jest kontrolować proces akceptacji i podpisywania umowy, a czym innym całe spektrum działań związanych z jej realizacją i zakończeniem. Umowy są zakorzenione w procesie sourcingu zakupów, jak i procesów bezpośrednio związanych z zamawianiem i fakturowaniem. Zapoznaj się ze zakresem obszarów, które wspiera podstawowa funkcjonalność modułu DYSANT Umowy, przedstawionym na diagramie poniżej.

Dostosuj proces akceptacji zamówień do swoich potrzeb

Zamówienia, które spotkaliśmy w trakcie ponad 20-letniej historii wdrożeń, były przeróżne. Możemy jednak dokonać ogólnego podsumowania ich rodzajów.

Zamówienia wynikające z zapotrzebowań. Przykładowo, pracownicy składają zapotrzebowania na materiały biurowe (np. ołówki i długopisy). Po zaakceptowaniu w komórkach organizacyjnych wielu takich zapotrzebowań stosowna komórka przygotowuje jedno zbiorcze zamówienie np. na zakup 5 opakowań po 100 sztuk długopisów.  W tym przypadku zamówienie może dotyczyć nieco innego towaru, niż złożono zamówienie. Np. jedna komórka potrzebuje nowego komputera stacjonarnego, druga drukarki, a trzecia monitora. Zaakceptowane zapotrzebowania będą widoczne jako gotowe do realizacji dla pracowników działu IT, który przygotuje zamówienie na „zestaw komputerowy”, w skład którego wchodzi komputer, monitor i drukarka. W ten sposób wyspecjalizowane komórki mogą optymalizować zakupy. Oczywiście ścieżka akceptacji takiego zamówienia może mieć dowolny przebieg zależny od polityki zakupowej i architektury procesów w danej firmie. Są firmy, które dokonują akceptacji kwotowej zapotrzebowań, co oznacza, że to już na poziomie zapotrzebowania odpowiednie osoby wrażają zgodę na wydanie określonej sumy pieniędzy. Zamówienia tworzone z zaakceptowanych kwotowo zapotrzebowań nie wymagają dodatkowej akceptacji, o ile ich wartość nie przekracza wartości powiązanych zapotrzebowań. W innych organizacjach zapotrzebowania są jedynie wyrazem zatwierdzenie słuszności zgłaszanych potrzeb. Dopiero zamówienia opierające się na rodzaju zakupu, jego kwocie, przeznaczeniu, beneficjentach, skutkach budżetowych (CAPEX/OPEX) podlegają odpowiedniej procedurze zakupowej, np. wybór dostacy, negocjacje, uzasadnienie wyboru, być może konieczność podpisania umowy.

Jedno kompletne repozytorium umów

Jedno, uporządkowane i bezpieczne miejsce na umowy zakupowe, sprzedażowe oraz pozostałe (które bezpośrednio nie generują przepływów finansowych), a także aneksy, porozumienia i wypowiedzenia.

Filtr i wyszukuj po dowolnych parametrach

Rozbudowane mechanizmy wyszukiwania pozwalają szybko filtrować umowy po ich parametrach oraz i dokonywać wyszukiwania pełnotekstowego. W ramach formularzy umów istnieje opcja przeszukiwania treści notatek i komentarzy.

Umowy z konsorcjum

A co jeśli stroną umowy są więcej niż 2 podmioty, np. dostawcą jest konsorcjum firm?! Nie ma problemu, DYSANT Umowy pozwala powiązać umowę z więcej niż jednym dostawcą jednocześnie.

Filtr i wyszukuj po dowolnych parametrach

Ktoś powinien pamiętać o dacie wyznaczonej na koniec umowy, potrzebujesz powiadomić więcej niż jedną osobę ze stosownym wyprzedzeniem? DYSANT Umowy przewiduje opcję powiadomienia o końcu umowy, jak i innych alarmów związanych z umową.

Kontroluj terminy płatności

Czy faktury związane z tą umową powinny być opatrzone ustalonym terminem płatności? Nie ma sprawy, możesz to ustawić na karcie umowy, a moduł DYSANT Faktury będzie sprawdzał, czy termin płatności jest zgodny z umową.

Decyduj kto ma dostęp

Proces akceptacji umowy kontroluje uprawnienia dostępu na poszczególnych etapach jej życia w systemie. Ponadto właściciele umowy mogą definiować dodatkową warstwę uprawnień dostępu do umowy dla osób lub działów.

E-mail dedykowany do umowy

Automatyzacja wymaga parametrów wejściowych. Możesz zdefiniować na umowie adres email dostawcy, powiązany z umową, na który należy np. wysyłać faktury z nią związane.

Dawaj i kontroluj pełnomocnictwa

Gdy Twoja organizacja podpisuje wiele umów możesz potrzebować mechanizmu zarządzania pełnomocnictwami do podpisywania umów. DYSANT Umowy oferuje stosowny rejestr kontrolujący proces akceptacji i aktualność pełnomocnictw.

Pozycje lub ceny jednostkowe

Umowa może wskazywać konkretne pozycje, których dotyczy. Może również mieć charakter ciągły lub ramowy, gdzie wskazano jedynie warunki handlowe rozliczeń, np., stawkę za usługi doradcze. Jeden i drugi scenariusz obsłużysz w module DYSANT Umowy.

Predekretacja koszty już na umowach

W celu przyspieszenia obiegu faktur zakupowych możesz przygotować wzorzec dekretacji kosztów związanych z dostawami wynikającymi z danej umowy. Po sparowaniu faktury z umową możesz skorzystać z istniejącego wzorca predekretacji.

Wskazuj źródła finansowania

Obok parametrów i słowników definiujących umowę możesz potrzebować prostych i elastycznych mechanizmów, które pozwolą Ci szybko stworzyć własną warstwę kategoryzacji i wyszukiwania. Mechanizm słów kluczowych jest do Twojej dyspozycji w DYSANT Umowy.

Łatwo dodawaj aneksy i wypowiedzenia

Umowa to nie tylko dokument umowy i załączniki, to również dokumenty zmieniające jej treść. w DYSANT Umowy możesz uruchamiać proces akceptacji aneksów, dodawać porozumienia oraz dokumenty wypowiedzenia warunków umowy. Komplet w jednym miejscu.

Opisuj umowy słowami kluczowymi

Importuj istniejące rejestry

Potrzeba zapanowania nad umowami pojawia się z reguły wtedy, gdy zaczynają nas dotykać problemy związane z ich ilością oraz złożonością cyklu ich życia. Możesz łatwo zaimportować istniejące rejestry (np. z Excela) do modułu DYSANT Umowy.

Dodaj własne parametry i klasyfikację

Każda branża i organizacja ma swoją specyfikę, która potrzebuje wykorzystać własne parametry do organizacji i przeszukiwania rejestru umów. DYSANT Umowy to moduł otwarty, który pozwala na rozbudowę słowników o ważne dla Ciebie parametry.

Definiuj własne obiegi akceptacyjne

Silnik workflow zgodny ze standardem BPMN jest elementem platformy DYSANT. Możesz sterować obiegiem poszczególnych grup dokumentów (umów zakupowych, aneksów) na podstawie rzeczywistych regulaminów i procedur.

Aneksy możesz procesować hurtowo

Gdy specyfika Twojej branży wymaga cyklicznego procesowania tej samej treści aneksów do wielu umów z wieloma partnerami jednocześnie, DYSANT Umowy oferuje stosowne narzędzia, które usprawniają hurtową akceptację aneksów..

Identyfikuj ryzyka związane z umowami

W wielu organizacjach proces akceptacji umowy to nie tylko akceptacja merytoryczna i finansowa. Identyfikacja, analiza i zatwierdzanie ryzyk związanych z realizacją umowy jest równorzędne do akceptacji finansowej.

Pozwól SI sklasyfikować treść umowy

Sztuczna inteligencja (SI) może być pomocna w przetwarzaniu języka naturalnego i klasyfikacji treści. Plugin do usługi chmurowej może na etapie weryfikacji prawnej dramatycznie przyspieszyć proces analizy umowy i ryzyk z nią związanych.

Włącz wersjonowanie załączników

Umowa to na ogół dokument główny oraz załączniki. Ich treść podlega uzgodnieniom w trakcie przygotowania treści umowy. To z kolei wymaga wbudowanych mechanizmów edycji treści online oraz kontroli wersji załączników.

Ułatwiaj uzgadnianie treści umów

Wiele osób musi sprawdzić i zatwierdzić treść każdego z załączników, zanim pakiet plików tworzących umowę upuści komórkę organizacyjną? W DYSANT Umowy przygotowano mechanizm umożliwiający przegląd stanu poszczególnych wersji załączników i ich akceptację.

Generuj treść umów z szablonów

Jeśli Twoje umowy bazują na szablonach, gdzie zmieniają się tylko dane kontrahentów i parametry umowy możesz po uzupełnieniu danych na formularzu umowy wygenerować w kilka sekund wypełnione dokumenty MS Office, ODF, PDF w wersji finalnej lub do dalszej edycji.

Koedytuj umowy online, w aplikacji

Współedycja dokumentów online, wbudowana w DYSANT Umowy pozwala na sprawne uzgadnianie treści dokumentów przez kilka osób, w obrębie wybranego kroku procesu. Uzgodniony pakiet plików przechodzi do weryfikacji lub akceptacji do następnego kroku procesu.

Podpisuj podpisem kwalifikowanym online

Jeśli tylko reprezentanci Twojej organizacji dysponują stosownymi uprawnieniami, możemy włączyć funkcjonalność podpisywania plików lub ich archiwów kwalifikowanym podpisem elektronicznym (umowy handlowe, kontrola uprzednia).

Archiwizacja

Reguły archiwizacji pozwalają nam tworzyć scenariusze archiwizacji dla poszczególnych klas umów. Np. umowy kosztowe przechowuj przez 2 lata, po czym przenoś je do archiwum podręcznego, a po 5 latach do archiwum trwałego zmniejszając wielkość załączników. Umowy dotyczące inwestycji CAPEX-owych kasuj po 30 latach od zakończenia realizacji umowy.

Pełna historia obiegu i zmian

Oprócz historii zmian treści załączników, zapisywanej w ramach poszczególnych wersji załączników, aplikacja oferuje możliwość zapisywania historii wszelkich zmian do umowy jako całości, tj. zmiany treści pól, zmiana parametrów, uprawnień, akceptacja lub odesłanie do poprawy. Audyt będzie zachwycony.

Harmonogramuj płatności

Aplikacja oferuje możliwość utworzenia harmonogramu płatności wynikającego z danej umowy (ręcznie lub automatycznie na podstawie reguł powtarzania się zdarzeń). Harmonogramy z wielu umów mogą być łączone tworzone zbiorcze zestawienia płatności z tytułu wyselekcjonowanych umów.

Automatyzuj dyspozycje fakturowania

W wielu przypadkach ktoś musi pamiętać, aby wystawić fakturę z określonego tytułu, w ramach istniejącej umowy sprzedażowej. Jeśli możesz zdefiniować harmonogram płatności dla umowy, to aplikacja może sama zainicjować proces dyspozycji fakturowania. Może utworzyć i uzupełnić formularz faktury sprzedażowej, która zostanie wysłany do weryfikacji i akceptacji właściwych osób, a po wyeksportowaniu do systemu ERP, wysłany do KSeF oraz mailem z załącznikami do dostawcy.

Podgląd, wersjonowanie i współedycja załączników online

Jedną z wyjątkowych funkcji aplikacji DYSANT jest połączenie formularza opisującego parametry umowy, z wersjonowaniem załączników online w ramach obiegu oraz możliwością ich edycji i współedycji bezpośrednio w aplikacji. Jeśli cały komplet umów w ramach obiegu akceptacyjnego trafia np. do weryfikacji przez dział prawny albo dział zamówień publicznych, użytkownicy mają możliwość otwarcia wybranych załączników do edycji bezpośrednio w aplikacji, dokonania zmian i ich zapisania bez konieczności tworzenia kopii pliku w lokalnym środowisku.Ponadto plik otwarty do edycji może być współedytowany w czasie rzeczywistym z innym uprawnionym użytkownikiem (np. w zdalnej lokalizacji), a edytorzy będą widzieć wprowadzane przez siebie zmiany. Tak wyedytowany plik zostaje zapisany (np. jako kolejna wersja pliku) w obrębie jednego formularza umowy. Po wyedytowaniu i zaakceptowaniu kompletu dokumentów tworzących umowę całość może zostać przesłana do akceptacji do następnej osoby lub grupy osób w obiegu (w ramach odrębnego kroku).Korzystamy w tym obszarze z własnego narzędzia do edycji dokumentu online (edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, prezentacje), jednak istnieje również możliwość integracji modułu w tym obszarze z innym edytorem tekstu online (OnlyOffice, MS Office).

Dane na umowie mogą być używane w procesowaniu dokumentów powiązanych, np.:

‍Termin płatności na umowie może być użyty do weryfikacji terminu płatności powiązanej z tą umową.
Tryb zamówienia, którego dotyczy dana umowa, może wpływać na ścieżkę jej akceptacji.
Wartość umowy lub to czy dotyczy ona zakupów CAPEX/OPEX może wpływać na ilość niezbędnych akceptacji w ramach obiegu umowy.

Maskowanie i anonimizacja jako rozszerzenia klasy ECM

Maskowanie i anonimizacja są obecnie bardzo istotnym i wielowymiarowy problemem. Platforma DYSANT oferuje szereg narzędzi i rozszerzeń do anonimizacji danych, jednak ich ostateczny dobór zależy od branży oraz konkretnego scenariusza użycia. Zapraszamy do kontaktu w tej sprawie.

Aktywnie używaj danych umów w ramach obiegu faktur